آموزش راه اندازی voip

امروزه بسیاری از مشاغل در حال تبدیل خط تلفن مخابرات شرکت خود به خط تلفن voip هستند. این فناوری اجازه برقراری تماس های تلفنی و کنفرانس ویدیویی از طریق اتصال به اینترنت را می دهد.
با توجه به صرفه جویی در هزینه قبوض ماهیانه و سایر مزایایی که تلفن اینترنتی در مقایسه با سیستم های تلفنی معمولی ارائه می دهد محبوبیت قابل توجهی دارد.

بسیاری از افراد تصور می کنند که هزینه های سخت افزار مناسب برای راه اندازی ویپ بسیار گران هستند ؛ یا اینکه نصب و پیاده سازی نرم افزار VoIP روندی زمانبر و چالش برانگیز خواهد بود که در این مقاله خواهیم گفت به چه صورت با کمترین هزینه ، بهترین حالت را اجرا نمایید.

سیستم تلفن VoIP چه تفاوتی دارد؟

قبل از اینکه به جزئیات بپردازیم ، باید متوجه شویم چه چیزی تلفن voip را از تلفن آنالوگ جدا می کند.

یک تلفن آنالوگ مستقیماً از طریق تلفن ثابت با شبکه مخابراتی عمومی(PSTN) ارتباط دارد. تماس های تلفنی توسط شرکت تلفن محلی برقرار می شوند ، در واقع نیاز به اتصال مستقیم با کابل تلفن دارند.

تلفن های IP  توسط ارائه دهندگان ویپ از طریق اینترنت به شبکه تلفن متصل می شوند. صدا را به بسته های داده تبدیل کرده و با استفاده از پروتکل اینترنت (IP) انتقال می دهد. سپس مرکز داده ارائه دهنده (provider’s data center) سیگنال ها را به آنالوگ تبدیل کرده و انها از طریق PSTN منتقل می کند.

تلفن های SIP به تلفن ثابت اختصاصی احتیاج ندارند. با استفاده از یک سیستم تلفنی سنتی ، برای به اشتراک گذاشتن خدمات تلفنی با چندین کارمند ، به pbx نیاز است.

اکنون که شناخت کلی نسبت به VoIP پیدا کردید ، به بررسی اینکه که خودتان چگونه می توانید سیستم تلفن VoIP را راه اندازی کنید ، می پردازیم.

نحوه راه اندازی قدم به قدم سیستم تلفنی ویپ (voip) :

1. ایجاد بستر شبکه داخلی (جهت ارتباط سرور با تلفن و مودم) و دریافت اینترنت مناسب
2. خرید سخت افزار مناسب voip (انتخاب سرور یا مینی کیس)
3. پیدا کردن شرکت ارائه دهنده ویپ (voip provider) با ویژگی های مناسب.
4. انتخاب و دریافت شماره تلفن برای کسب و کار
5. نصب و تنظیم سیستم تلفن voip
6. تست خطوط voip جدید
7. آموزش به پرسنل برای بهره مندی هر چه بیشتر از امکانات ویپ

1- ایجاد بستر شبکه داخلی و دریافت اینترنت

شما درون مجموعه خود نیاز به یک شبکه داخلی جهت ارتباط داخلی یا همان لوکال دارید تا بتوانید بدون نیاز به اینترنت ، تماس داخلی به داخلی بگیرید همچنین برای نصب اولیه نرم افزار مرکز تماس و کانفیگ شبکه مرکز تماس می بایست قبل از آن بستر شبکه شما فراهم شود.

حداقل پهنای مورد نیاز بابت هر تماس 100 کیلو بابت می باشد که شما نیاز به 50 کیلو بایت آپلود و 50 کیلو بایت دانلود دارید. به طور معمول بستر ftth یا همان فیبر نوری ، بستر رادیویی یا همان اینترنت وایرلس و همچنین بستر اینترنت tdlte یا همان سیم کارتی برای استفاده تماس های voip مناسب می باشد و نکته مهم عدم استفاده از adsl  برای تماس های ویپ است چون شبکه ناپایداری می باشد.

پس در اولین گام قبل از هر کاری می بایست یک اینترنت پایدار جهت دریافت و ارسال بسته های تماس صوتی فراهم نمایید.

2- خرید سخت افزار مناسب voip

تجهیزات مورد نیاز برای سیستم های voip بسته به نوع نیاز و شبکه میتوانند متغیر باشند، با توجه به نیاز عموم تجهیزات زیر مورد نیاز می باشد.

خرید یک سیستم با حداقل 4 گیگ رم و 200 گیگ هارد

خرید یک مودم یا روتر شبکه برای مدیریت کردن شبکه

خرید تلفن رومیزی تحت شبکه

در صورت نیاز خرید زیر ساخت شبکه ( شامل کیستون ، رک ، پچ کورد و …)

خرید گیت وی

خرید هدفون یا هدست نیاز می باشد

هدست های voip به عنوان مکمل تلفن کسب و کار شما بسیار مناسب هستند. بنابراین می توانید هنگام مکالمه قدم بزنید. ایجنت ها (agents) دست خود را برای جستجوی اطلاعات مشتری ، چت کردن با تیم و یا افزودن یادداشت به CRM در دسترس خواهند داشت.

آیا می خواهید تلفن رومیزی های قدیمی خود را نگه دارید؟

اگر می خواهید از تجهیزات تلفن اداری موجود شرکتتان استفاده کنید ، باز هم می توانید از آن برای راه اندازی voip بکارگیرید.

با استفاده از آداپتور تلفن آنالوگ (ATA) ، می توان کلیه تلفن های آنالوگ را نگه داشته و به voip تغییر داد. اداپتور ویپ بین تلفن ها و شبکه شما کار کرده و سیگنال های آنالوگ را دیجیتالی میکند.

از آنجایی که هیچ گونه تغییری در تجهیزات مجموعه نمی دهید ، همه کارمندان از قبل نحوه کار با تلفن را می دانند. از این رو نیازی به آموزش کارکنان نخواهید داشت.

– هزینه های سخت افزار را با تلفن های نرم افزاری (softphones) به حداقل برسانید

روش دیگر برای کاهش هزینه‌های شما استفاده از برنامه نرم افزاری تلفنی به جای تلفن رومیزی است. این برنامه ها به نام softphones شناخته می شوند. می توانید تلفن نرم افزاری (softphone) را در کامپیوتر یا تلفن هوشمند خود دانلود کرده و به کار گیرید. چون voip از اینترنت استفاده میکند ، به سخت افزار احتیاج ندارید. به این ترتیب ، می توانید از برخی از مراحل نصب تلفن دفترتان صرف نظر کنید.

سافت فون های پیشنهادی : زویپر ، لین فون ، پورت سیپ ، gs wave می باشند

3- پیدا کردن شرکت های ارائه دهنده سرویس ویپ (voip provider)

تغییر به voip فقط به این معنی نیست که می توانید تلفن ثابت خود را جایگزین کنید. همچنین این یک فرصت برای انتقال کسب و کار شما به قرن بیست و یکم بدون هزینه اضافی ای محسوب می شود.

شرکت شما ویژگی های لازم برای ایجاد ارتباطات کارآمد را بدست می آورد. نه فقط سرویس و خدمات تلفنی بلکه می توانید CRM ، تجزیه و تحلیل تماس ها و ارتباطات یکپارچه را داشته باشید. بنابراین قبل از اینکه تصمیم خود را بگیرید ، مطمئن شوید که ارائه دهنده ویپ شما ، دارای ویژگی های مناسب برای رفع نیاز در در کسب و کارتان باشد.

مجموعه آس تل فعالیت خود را از سال ۱۳۹۷ آغازه نموده و در حوزه ی راه اندازی مرکز تلفن و نرم افزار ویپ فعالیت می کند. آس تل نماینده رسمی آسیاتک، پیشگامان و مبین نت بوده و سرویس های تلفنی این اپراتور ها را در اختیار مشتریان قرار می دهد.  هم اکنون حسن انجام کار مجموعه های بزرگی مانند ایران خودرو، تک ماکارون و بسیاری از سازمان های دیگر را دارد که در صورت تمایل می توانید استعلام آنها را از مشاورین ما دریافت کنید. به همین دلیل به جرات میتوان گفت یکی از سه شرکت برتر در حوزه خدمات ویپ و تلفن اینترنتی است.

برخی از ویژگی های VoIP مرکز تماس آس تل به شرح زیر است:

• مالکیت مادام العمر لایسنس
• امکان تعریف نامحدود ترانک ، صف ، منشی گویا و …
• امکان تعریف صندوق صوتی ، نظر سنجی و …
• داشبور و مانیتورینگ زنده
• تاریخ شمسی و میلادی
• گزارش ریز مکالمات
• پشتیبانی از ضبط مکالمات
• بروز رسانی آنلاین سیستم
• پشتیبان گیری دستی و سیستمی
• پشتیبانی از وب سرویس برای رویداد ها
• گزارشات پیشرفته ، اختصاصی ، نموداری و آماری
• ماژول تماس امن
• ماژول تماس روی وب
• سافت فون اختصاصی با پوش نوتیفیکیشن
• وب سرویس اختصاصی و …

4- انتخاب و دریافت شماره تلفن برای کسب و کار

بسته به طرحی که از ارائه دهنده VoIP درخواست میکنید ، شماره تلفن های مختلفی را شامل میشود. انواع مختلف شماره ها را می توانید در سایت آس تل مشاهده نمایید.

شماره ها براساس رند بودن دسته بندی می شوند و هزینه مشخصی بابت هر شماره در نظر گرفته شده است که میتوانید لیست شماره های موجود برای استان خود را از کارشناسان فروش آس تل دریافت نمایید.

5- نصب و تنظیم سیستم تلفن voip

شما پس از گذراندن مراحل قبل و فراهم سازی بستر شبکه ، خرید خط تلفن و خرید تجهیزات میتوانید به دو صورت سیستم ویپ خود را  راه اندازی کنید.

1- با شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای ویپ مذاکره نموده و یک نرم افزار مرکز تماس خریداری نمایید.

2- از نرم افزار های رایگان مانند : ایزابل ، الستیکس ، 3CX ، آوایا ، فری سوییچ و … استفاده نمایید.

در صورتی که تجربه انجام نصب پروژه های لینوکسی را در گذشته داشته اید انجام این کار توسط خودتان میتواند چالش مناسبی باشد در غیر اینصورت پیشنهاد میکنیم از خدمات شرکت های ارائه دهنده ویپ ، اعم از آس تل ؛ نیکان تل و … استفاده نمایید.

7- تست خطوط voip

اگر همه کار ها به درستی انجام شده باشد و یک ارتباط سریع داشته باشید ، دیگر مشکلی نخواهید داشت. مواردی که هنگام برقراری تماس باید به انها توجه کنید :

– کیفیت صدا : اینکه صدا واضح است ؟ آیا صدا بی کیفیت نیست ؟

– تاخیر : آیا تاخیر های قابل توجهی بین کسی که چیزی می گوید و گیرنده می شوند وجود دارد؟

– پایداری و ثبات اتصال : آیا هیچ کدام از تماس ها به طور موقت قطع می شوند؟ برخی از تنظیمات فایروال باعث می شود تماس ها بعد از 11 دقیقه به طور کامل کاهش یابد ، بنابراین ارزش  تست برای حداقل 15-30 دقیقه را دارد.

همچنین زمانی که فعالیت های شبکه دیگری زیاد است ، باید سعی کنید خطوط خود را تست کنید. ازدحام و شلوغی شبکه می تواند به مشکلات مختلفی از تماس های قطع شده گرفته تا صدای بریده بریده شده و … بینجامد.

* نکته حرفه ای : اتصال مستقیم و سیمی همیشه به استفاده از Wi-Fi ترجیح داده می شود. برای حداقل تاخیر و سایر مسائل voip ، به جای اتصال بی سیم و Wi-Fi بسراغ Ethernet و اتصال سیمی بروید.

8- آموزش به پرسنل برای بهره مندی هر چه بیشتر از امکانات ویپ

برای بسیاری از مشاغل کوچک ، رو اوردن انها به VoIP نشان دهنده اولین باری است که آنها دارای ویژگی های معنادار تلفن تجاری هستند.

این ویژگی های تماس در ویپ معمولاً در برنامه های تلفنی قدیمی و معمولی وجود ندارد. با برنامه مرکز تماس ما  می توانید تلفن ها را مستقیماً با CRM ادغام کنید ، سیاست های مسیریابی سفارشی ایجاد کنید ، پست صوتی را به ایمیل بفرستید ، انتقال تماس ، ضبط تماس در فضای ابری و …

برای اطمینان از اینکه پرسنل شما از این ویژگی ها استفاده می کنند ، باید زمانی را برای آموزش تیم خود اختصاص دهید. کارمندان از امکانات مرکز تلفن و ویپ مجموعه مطلع باشند تا بتوانند خدمات بیشتری به مشتریان ارائه دهند.
در صورت تمایل به راهنمایی شخصی و کمک در زمینه هر مشکلی و استفاده از پشتیبانی VoIP ، می توانید با ما تماس بگیرید