به کمک تلفن ابری کارمندان خود را دورکار کنید

معرفی تلفن ابری

از زمان حضور تلفن نحوه ی بیان درخواست ها و ارتباط با مشتریان وارد مرحله جدیدی شد ، مشتری و صاحبین کسب و کار به راحتی از راه دور میتوانستند باهم ارتباط بگیرن و این موضوع تحول بزرگی در ارائه خدمات به مشتریان محسوب می شد و بزرگترین ویژگی تلفن صرفه جویی در زمان و از بین بردن مسافت هاست.

سرویس تلفن ابری تکنولوژی جدید برای سرویس تلفن می باشد در واقع دیگر نیاز به سیم کشی و ارتباط سیمی نیست و به کمک سرویس تلفن ابری میتوانید روی بستر اینترنت یا تلفن همراه از خط ثابت شهری استفاده کنید که این موضوع نیاز به حضور در کنار خط تلفن برای پاسخگویی را از بین میبرد و در واقع در کسب و کار ها امکان دورکاری شکل می گیرد.
سیستم های تلفن ابری، بهره وری بخش های مختلف سازمان ها را با ویژگی های پیشرفته خود بهبود می بخشند. بیزینس ها با راه اندازی مرکز تماس اینترنتی، می توانند خدمات با کیفیتی را به مشتریان ارائه دهند. لازمه ی رشد و پیشرفت هر کسب و کاری، رضایت مشتریان است. سیستم تلفن شرکت شما یک عامل کلیدی است که تعیین می کند تعامل با مشتریان چقدر کارآمد خواهد بود. ویژگی ها و امکاناتی که کال سنتر در اختیار شما قرار می دهد، یک مزیت رقابتی محسوب می شود و به شما کمک میکند تا استراتژی فروش موفقی را برای نیرو های دورکار و حضوری ایجاد کنید.

اگر نیروی دورکار دارید یا به هر دلیلی کارمندان شما در دفتر حضور ندارند، تلفن اینترنتی به کار شما می آید. اکثر مجموعه های بزرگ و موفق از خطوط ابری برای کارمندان دور کار خود استفاده می کنند.

عدم وابستگی به مکان ثابت باعث شده تا این خطوط مورد استقبال اکثر مدیران قرار گیرند؛ چرا که اپراتور ها و کارمندان می توانند در منزل خود یا هر مکانی به اینترنت متصل شوند و تماس ورودی و خروجی داشته باشند.

در ادامه مزایای دور کاری و تجهیزات لازم آن، نحوه ی راه اندازی مرکز تلفن ابری و خرید خط تلفن ویپ برای نیرو های دور کار را به طور کامل بررسی میکنیم.

دورکاری چیست بهمراه مزایا و معایب

اصطلاح دورکاری (Teleworking) در سال ۱۹۷۳ ابداع شد و اساسا توافقی بین کارفرما و کارمندان است که در آن کارمندان مجاز هستند بدون حضور در دفتر مجموعه وظایف شغلی خود را انجام دهند.

دور کاری می تواند مزایای زیادی داشته باشد، اما ممکن است معایب و مشکلاتی هم به همراه داشته باشد که باید مدیریت شود.

به همین دلیل بایستی سیاست هایی در نظر گرفته شود تا دورکاری هم برای کارمند و هم برای کارفرما برد برد باشد. ایجاد یک سیستم و ساختار برای مدیریت کارمندان ضروری است تا در حالت دورکاری کیفیت کار حفظ شود.

دقت فرمایید که سیستم نامناسب یا مدیریت ضعیف می تواند تاثیر منفی بر سازمان داشته باشد.

دورکاری چیست

دورکاری ، به کار در خانه یا یک فضای اداری انعطاف پذیر خارج از محل فیزیکی دفتر کارفرما گفته می شود. افراد دورکار از تلفن و اتصال اینترنتی خود برای ارتباط با همکاران و مشتریان شان استفاده میکنند.

از آنجایی که دورکاری رفت و آمد های وقت گیر را حذف می کند، به گزینه ای محبوب برای بسیاری افراد تبدیل شده است.

چرا کارمندان خود را دورکار کنیم

دورکاری به کارمندان اجازه می دهد تا با استفاده از ابزار های مخابراتی مانند ایمیل، پیام رسان ها، تلفن اینترنتی و دیگر ابزار ها، وظایف کاری خود را خارج از محل کار سنتی شان انجام دهند.

رشد فراگیر اینترنت و پیشرفت در زمینه ارتباطات یکپارچه، انجام بسیاری از وظایف را در خارج از محل کار آسان کرده است.

البته بایستی در نظر داشته باشید که یکسری مشاغل نیاز به تعامل چهره به چهره با مشتریان دارند. شغل هایی مانند مراقبت های شخصی یا کارهایی که به تجهیزات فیزیکی نیاز دارند، برای دورکاری ایده آل نیستند.
کار از راه دور به شرکت ها کمک میکند تا کارمندان خود را به دلایل متعددی حفظ کنند. بسیاری از کارمندان از انعطاف پذیری محیط کار خود قدردانی میکنند و از اینکه می توانند دور از محیط اداری کار کنند، لذت می برند.

همچنین دورکاری باعث افزایش بهره وری اپراتور های شما می شود؛ چرا که افراد احساس میکنند کنترل زندگی خود را در دست داشته و زمان بیشتری برای برنامه ریزی کار ها و مسائل شخصی شان دارند.

مزایای دورکاری

– آزادی و انعطاف پذیری

نیروی دورکار مجموعه شما بابت آزادی شان قدردان شما خواهند بود. آنها میتوانند روز خود را مطابق با کار و زندگی شخصی شان برنامه ریزی کنند؛ البته به شرط آنکه در ساعات تعیین شده وظایف خود را انجام دهند.

عدم نیاز به هماهنگی با سایر اعضای تیم و درخواست اجازه برای کار خاص فشار را از بین می برد. زمانی که یک کارفرما این نوع آزادی را به کارمندان خود می دهد، اعتماد ایجاد میکند و رضایت شغلی بیشتری را به ارمغان می آورد.

– صرفه جویی در هزینه

سرکار رفتن می تواند هزینه بردار باشد. کار از راه دور باعث صرفه جویی در هزینه های رفت و آمد، پارکینگ، ناهار، قهوه و موارد دیگر می شود. همچنین اگر کارمند شما فرزند داشته باشد، هزینه های مراقبت از کودک با دورکاری کاهش می یابد. زیرا والدین می توانند زمان بیشتری را در خانه بگذارنند.

– در زمان صرفه جویی می شود

علاوه بر صرفه جویی در زمان رفت و آمد، داشتن یک شغل از راه دور به این معنی است که کارمندان برنامه های خود را مدیریت کنند. برخی افراد صبح ها بهتر از بعد از ظهر ها کار میکنند و برخی دیگر برعکس. تا وقتی که زمان کار روی عملکرد همکارانتان تاثیری نداشته باشد و ضرب الاجل ها را رعایت کنید، میتوانید هر زمان که بخواهید کار کنید.

– عدم وابستگی به مکان خاص

یکی دیگر از مزایای دورکاری این است که اپراتور ها می توانند در هر جایی کار کنند. آنها مجبور نیستند به شهری وابسته باشند که با استاندارد ها یا ترجیحات شان مطابقت ندارد. تا زمانی که اتصال اینترنت خوبی داشته باشید، میتوانید از هر مکانی در جهان کار کنید.

– آرامش و سکوت

برخی از دفاتر سنتی پر سر و صدا هستند. تلفن ها زنگ میخورند، اپراتور های مختلف با مردم صحبت میکنند و یک سر و صدای عمومی وجود دارد. برای برخی افراد ممکن است کار در این محیط ها دشوار باشد؛ چرا که نیاز به محیطی آرام دارند تا روی کارشان تمرکز کنند. کار اینترنتی و دورکاری باعث می شود بهره وری و کیفیت کار افزایش یابد.

معایب دورکاری

دور کاری در کنار مزایایی که برای کارمندان دارد ممکن است معایبی را برای کسب و کار یا سیستم داشته باشد که باعث عدم کنترل کارمندان ، عدم ارتباط مناسب اعضا ، عدم دسترس پذیری افراد و همچنین عملکرد نامناسب برخی از اعضا شود.

برخی از کسب و کار ها سیستم گزارش گیری و گزارش کار نویسی مناسبی را ندارند بهمین خاطر نمیتوانند به صورت کامل بر عملکرد کارمندان نظارت کنند که این موضوع نیازمند CRM و سیستم های انجام وظایف هوشمند است.

همچنین معمولا کارمندان در طی امور روزانه کاری یا جلسات کاری نکاتی را مستقیما از سایر همکاران سوال میکنند که باعث پیشبرد بهتر وظایف آنها می شود.

در زیر به برخی از معایب دورکاری اشاره میکنیم

عدم تفکیک امور کاری و امور شخصی

نیاز به تجهیزات در محل دور کاری که اغلب اوقات منزل کارمندان می باشد.

نیاز به تسلط به زبان انگلیسی

نیاز به تسلط بر امور رایانه ای و تکنولوژی توسط کارمندان

کارمندان دور کار امکان رشد و پیشرفت کمتری نسبت کارمندان حضوری دارند.

عدم ایجاد تنوع و انگیزه در کارمندان ، حس رخوت و یکنواختی

کم تحرکی و آسیب به سلامت فیزیکی بدن

سخت شدن حل کردن اختلافات درون کار و سازمان

کاهش تعاملات اجتماعی افراد

نبود تمرکز کافی در منزل

عدم کنترل در ساعات حضور

چه سیستم های نرم افزاری برای دورکاری کارمندان نیاز داریم؟

وجود نرم افزارهای ارتباطی بین کارکنان در مجموعه ها یک نیاز اساسی می باشد.

برنامه Google G Suite
سرویس گوگل سوییت برای ارسال و دریافت ایمیل های سازمانی می باشد همچنین اسناد مشترک ، تقویم و رویدادهای مشترک ، فضای ذخیره سازی ابری را به تیم دورکار ارائه می دهد که باعث یکپارچه سازی سیستم می شود.

برنامه QUIP

یک برنامه ساده پر کاربرد برای پیگیری دورکاری های آنلاین است ،تمایز این ابزار با سایر ابزار مشابه داشتن یک پنجره برای گفتگو با مدیر یا سایر همکاران در هین کار است در این برنامه تمام مدیران و کارکنان عضو هستند و در زمان کار می توانند به سوالات کارمند جواب بدهند

برنامه Zoom

برنامه زوم برای جلسات دورکاری می باشد در این برنامه میتوانید نتیجه و گزارش جلسه را نیز ذخیره نمایید.

برنامه Pipedrive

Pipedrive یک سیستم سی آر ام برای کارشناسان فروش می باشد.

برنامه Notion

برای ذخیره اطلاعات و دانشنامه شرکت مورد استفاده است در واقع تمامی اطلاعات مربوط به شرکت و مفاهیم اصلی شرکت در این برنامه ذخیره می شود و کارمند جدید به راحتی می تواند با دسترسی به این برنامه به خیل غظیمی از اطلاعات دست یابد.

برنامه Slack
این برنامه برای ارتباط بیشتر بین مدیران و همکاران است ، در این ابزار ایمیل ، اسکایپ و مسیج ترکیب شده و هر کاربر می تواند به آسانی و با دسترسی های زیاد با دیگران ارتباط موثر برقرار کند.

برنامه Trello

برنامه ترلو یک برنامه مدیریت انجام امور روزانه و فعالیت های پروژه می باشد در واقع وظایف و تسک ها در این برنامه مشخص می شود و به راحتی میتوانید امور روزمره را مدیریت نمایید
با استفاده از ترلو میتوانید گزارش کارها را خیلی سریع و بی واسطه به دست مدیران و کارفرمایان رسانید همچنین ارتباط مفید مستمر بین کارکنان و مدیران را حفظ خواهد شد و بدین ترتیب یکی از مشکلات اصلی دورکاری را دور زد.
برنامه TinyPlus

بررسی وضعیت روحی و ایجاد فضای شاد و مفرح یکی از نیازمندی های اصلی شرکت می باشد که چه در حالت دور کاری یا کار در محل این نیاز باید مرتفع شود.

تاینی پلاس برنامه دوست داشتنی در بین کارمندان است زیرا این ابزار میزان رضایتمندی و شادی کارمندان را در فواصل زمانی مختلف ارزیابی و اندازه گیری می کند و گزارش آن را ارائه می دهد. با این کار در صورتی که برای کارمندی مشکلی پیش آمده باشد مدیر به آسانی از مشکل آگاه شده و می نتواند به کارمند خود کمک کند. جالب است بدانید شعار این برنامه این است که ” کارمند شاد تولید بیشتری خواهد داشت ” .

فکس اینترنتی

یکی از نیازمندی ها تیم های دورکار ارسال و دریافت فکس می باشد و با توجه به تعداد کثیر کارمندان امکان ارائه دستگاه فکس به تمامی کارکنان نمی باشد از این رو سرویس فکس اینترنتی را به شما پیشنهاد میکنیم به کمک این سرویس به راحتی میتوانید بر روی مرورگر کارمندان خود ارسال و دریافت فکس را داشته باشید امکان فکس اینترنتی عملا نیاز شما به دستگاه فکس به صورت فیزیکی را از بین خواهد برد این خدمت یکی از خدمات ارزنده مجموعه آس تل می باشد.

Microsoft Teams

تیم‌های مایکروسافت که قبلاً با عنوان Skype برای تجارت شناخته می‌شد، «پیام ‌رسانی فوری، کنفرانس ویدیویی، تماس و همکاری اسناد را در یک برنامه واحد و یکپارچه ترکیب می‌کند». یک طرح رایگان با ویژگی‌های جلسه محدود در دسترس است، در حالی که گزینه ‌های پولی قوی‌تر هستند این سرویس کاملا رایگان می باشد.

برنامه حضور غیاب کارمندان

کارمندان می بایست در برنامه حضور و غیاب مجموعه ساعات ورود و خروج خود را ثبت کنند تا براساس آن حقوق ثابت کارمندان محاسبه شود. این برنامه قابلیتی هایی منوط به محدودیت به محدوده جغرافیایی ، آی پی ثابت اینترنت ، اینترنت مشخص جهت انجام کار دارد یعنی کارمند نمیتواند در فضای دیگری و دور از محیط کار خود ، ساعت کاری برای خود ثبت کند.

کارمندان برای دورکاری به چه امکاناتی نیاز دارند

تمرکز و محیط آرام : کارمندان برای انجام دورکاری می بایست یک اتاق جدا از محل زندگی خود را فراهم کنند تا به راحتی و با تمرکز بتوانند فعالیت کاری انجام دهند.

کاهش بیماری‌های واگیر دار از جمله آنفولانزا ، کرونا

کاهش خطرات ناشی از تردد ازجمله تصادف و آلودگی هوا

کاهش هزینه های تردد به محل کار

حفظ زمان به دلیل عدم نیاز به رفت و آمد به محل کار

تعادل بین زندگی کاری و خانوادگی

امکان ایجاد کار برای معلولان و ناتوانان جسمی

کاهش میزان غیبت کارکنان با دورکاری

جذابیت انعطاف پذیری دورکاری برای کارمندان

فراهم نمودن آموزش مهارت های جدید

امکان مدیریت زمان و انجام امور دیگر

دورکاری چه کمکی به مدیر کسب و کار میکند؟

دورکاری باعث حفظ کارکنان خاص می شود در واقع کارمندان مخصوص و وِیژه کمتر در گروه ها و تشکل ها همراه می شوند و باعث حفظ این افراد می شود.

کاهش هزینه های زیر ساختی و بازگشت هزینه در دراز مدت می شود در واقع هزینه های مثل برق ، گاز ، آب ، اجاره ، تامین خوراکی های یخچال مصرف کمتری خواهند داشت.

امکان استفاده از نیروهای متبهر با فواصل مکانی تا محل شرکت این امکان را می دهد بهترین کارمندان را از شهرهای مختلف استخدام نمایید.

افزایش ارتباطات خانوادگی کارکنان توسط دورکاری رنگ بیشتری خواهد گرفت.

صرفه جویی در زمان و هزینه های رفت و آمد کارمندان

چالش های مدیران برای مدیریت کارمندان چیست؟

عدم وفاداری کارمندان به مجموعه

عدم امنیت اطلاعات

نیاز به قوانین مناسب در محیط دور کاری

نیاز به امکانات سخت افزاری و نرم افزاری مناسب

عدم اعتماد به برخی از کارمندان

استفاده از دستگاه های پشتیبان و بک آپ جهت جایگزینی دستگاه غیرقابل استفاده : به عنوان مثال یک تلفن voip یا لپ تاب کارمند دچار مشکل می شود که می بایست دستگاه پشتیبان و جایگزین آن در دسترس باشد.

چه شغل هایی برای دور کاری مناسب هستند.

تلفن ابری چیست

خط تلفن اینترنتی یک شماره تلفن ثابت است که بر روی بستر اینترنت قابل استفاده است در واقع برای استفاده نیاز به کابل کشی نیست و خط تلفن روی بستر اینترنت در دسترس هست. این خطوط همانند خط ثابت شهری هستند و با پیش شماره استان ارائه می شوند همچنین این خطوط هشت رقمی هستند و با پیش شماره 9 شروع می شوند.

خط تلفن ابری خدمتی جدید از اپراتورهای اینترنتی کشور می باشد که به شرکت ها این امکان را می دهد تا یک خط تلفن ثابت بدون دغدغه از دست دادن داشته باشند.

به کمک خط تلفن ابری میتوانید امکان دورکاری را برای کارمندان خود فراهم کنید و افراد شاغل در مجموعه شما می توانند در منزل یا هر محلی خارج از دفتر ، تماسهای ورودی شرکت را پاسخ دهند و همچنین تماس خروجی از خط شرکت برقرار کنند

تلفن ابری در واقع شامل خط تلفن ابری و مرکز تلفن ابری می باشد که امکاناتی از قبیل ضبط مکالمات ، تنظیم ساعت کاری ، دایورت تماس ، نظرسنجی ، صندوق صوتی ، گزارشات تماس ، اتصال به سی آر ام و … را ارائه می دهد.

به کمک سرویس مرکز تلفن ابری به راحتی میتوانید آرشیو گزارشات مکالمات و امتیاز نظرسنجی کاربران را در فایل اکسل ذخیره کنید و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید.

چگونه خط تلفن برای دورکاری بخریم؟

خط تلفن اینترنتی دارای حالات مختلفی جهت استفاده می باشد در صورتی که تعداد کارمندان شما بیشتر از دو نفر باشند و نیاز به تماس همزمان بیشتر از دو نفر روی خط بخواهید داشته باشید می بایست خط به صورت حقوقی (بنام شرکت) ثبت شود و برای خط تلفن مجموعه شما کانال (تماس همزمان روی خط) دریافت شود تا دیگر خط تلفن شما مشغول نشود و تمامی کارمندان شما یا مشتریان شما به صورت همزمان بتوانند با خط شما ارتباط برقرار کنند.

سرویس دهندگان بسیاری خدمات تلفن ابری را ارائه می دهند که وبسایت نیکان تل و آس تل از محبوب ترین شرکت ها در این حوزه می باشند.

برای خرید خط تلفن می بایست در وبسایت آس تل (مرجع فروش خط ثابت اینترنتی) ثبت نام کنید سپس از لیست خطوط موجود ، خط تلفن مدنظر خود را انتخاب کنید و پس از پرداخت می بایست اطلاعات خود را جهت فعالسازی خط بارگذاری نمایید، پس از احراز هویت ، خط شما راه اندازی خواهد شد.

در این مرحله نیاز به راه اندازی مرکز تلفن ابری دارید که می بایست یکی از پلن های مربوطه را سفارش دهید.

پس از خرید تلفن ابری ، منتظر ارسال اطلاعات سرویس و تماس کارشناسان فنی آس تل بمانید.

توجه : تمامی مراحل راه اندازی سرویس تلفن ابری حداقل سه روز کاری و حداکثر هفت روز کاری می باشد.

مجموعه آس تل مرجع رسمی فروش خطوط ویپ و سرویس تلفن ابری در کشور می باشد