آموزش گرفتن شماره داخلی
در این مقاله به آموزش نحوه گرفتن شماره داخلی در سانترال و ویپ می پردازیم.
شماره داخلی چیست؟
در سیستمهای تلفنی VoIP، اصطلاح “داخلی” (Extension) به شماره یا شناسهای اشاره دارد که به یک کاربر خاص یا دستگاه درون شبکه اختصاص داده میشود. داخلیها به کاربران این امکان را میدهند تا بدون نیاز به شمارهگیری کامل تلفن، با یکدیگر تماس بگیرند. به عبارت دیگر، داخلیها یک روش ساده و کارآمد برای برقراری ارتباطات داخلی در سازمانها یا شرکتها ارائه میدهند.
این شماره باعث میشود:
- تماسها راحتتر مدیریت شوند
- کاربر بدون شمارهگیری شمارههای طولانی وصل شود
- ارتباطات درونسازمانی سریعتر انجام شود
بهعنوان مثال، زمانی که با یک شرکت تماس میگیرید و منشی گویا از شما میخواهد «برای تماس با واحد فروش، داخلی 1 را شمارهگیری کنید»، منظور در اینجا گرفتن عدد یک برای متصل شدن به قسمت فروش و به نوعی ارتباط با همکاران فروش آن مجموعه است.
اما اگر بخواهید با یک مخاطب، به طور مثال آقای فلانی ارتباط بگیرید؛ ابتدا باید شماره داخلی آن فرد را بدانید و سپس آن را در صفحه کلید شماره گیری بفرمایید.
چگونه شماره داخلی را بگیریم؟ (راهنمای عملی)
برای اینکه به یک داخلی مشخص وصل شوید، کافی است هنگام پخش پیام صوتی یا پس از وصل شدن تماس:
1. شماره داخلی را وارد کنید
مثلاً:
203
2. سپس کلید # را فشار دهید
با زدن # تماس مستقیم و سریع برقرار میشود.
این روش برای تمام سیستمهای سانترال و اکثر مراکز تلفن ویپ کاربرد دارد.
روش شمارهگیری داخلی با موبایل
برای وصل شدن به داخلی یک شخص، فقط کافی است:
- شماره اصلی شرکت را بگیرید
- بعد از برقراری تماس، صفحه کلید (Keypad) موبایل را باز کنید
- شماره داخلی موردنظر را وارد کنید
به همین سادگی!
فقط کافی است تماس برقرار شود و شما شماره داخلی را در حین تماس وارد کنید تا مستقیم وصل شوید.
مثال:
– تماس با شرکت
– باز کردن صفحه کلید
– وارد کردن داخلی: 203
به همین راحتی و بدون هیچ مرحله اضافهای، به داخلی موردنظر متصل خواهید شد.
ساختار شماره داخلی چگونه است؟
داخلیها معمولاً بهصورت 2، 3 یا 4 رقمی تعریف میشوند.
ساختار داخلیها به تعداد کارمندان، نوع سازمان و سیستم تلفنی بستگی دارد.
نمونه ساختارها:
داخلی 2 رقمی → (مثلاً 21، 25) این نوع ساختار ها کمتر استفاده می شوند
داخلی 3 رقمی → استاندارد سازمانها (مثلاً 203، 415)
داخلی 4 رقمی → (مثلاً 1203)
هر رقم میتواند نشاندهنده یک واحد یا گروه سازمانی باشد.
مشکلات رایج در گرفتن شماره داخلی و روش رفع آن
بعضی کاربران در شمارهگیری داخلی مشکل دارند. در ادامه دلایل و راهحلها را میبینید:
1) وارد کردن داخلی قبل از وصل تماس
راهحل: داخلی را بعد از تماس یا در زمان پخش منشی گویا وارد کنید.
2) گوشی موبایل پاز (pause) ندارد
راهحل: کلید ستاره را طولانی نگه دارید تا کاما ایجاد شود.
3) داخلی اشتباه است یا تغییر کرده
راهحل: از شرکت مقصد داخلی صحیح را بپرسید.
4) مکث خیلی کوتاه یا خیلی طولانی است
راهحل: یک کاما کافی است. (در صورت نیاز از دو کاما استفاده کنید)
ارسال فکس به شماره داخلی چگونه انجام میشود؟
باید به این نکته توجه شود که در مرکز تلفن، فکس یک نوع داخلی آنالوگ می باشد. یعنی یک شماره داخلی مخصوص به خود را دارد. زمان دریافت فکس اینترنتی لازم است شماره داخلی مربوط به فکس را شماره گیری کرده و تماس مربوطه را به آن شماره انتقال دهید تا کارهای مربوطه توسط دستگاه صورت گیرد.
سوالی که پیش می آید این است که چطور تماس داخلی بگیریم تا بدون هیچ وقفه و معطلی به داخلی مورد نظر وصل شویم ؟
در این مورد باید با فشار دادن چند ثانیه ای کلید ستاره و تبدیل آن به ویرگول در صفحه ی نمایش و بعد از آن شماره ی داخلی مربوطه را شماره گیری کنید. با اینکار می توانید در کوتاهترین زمان به داخلی مورد نظر متصل شوید و دیگر نیازی به شنیدن تلفن گویا نخواهید داشت.
مزایای گرفتن شماره داخلی
- داشتن شماره داخلی مزایای زیادی برای کسبوکارها دارد، از جمله:
- برقراری تماس سریع و بدون انتظار
- مدیریت حرفهای تماسهای ورودی
- کاهش هزینهها و حذف تماسهای بینواحدی
- افزایش سرعت پاسخگویی به مشتری
- نظمدهی کامل به ساختار ارتباطات
اگر میخواهید تمام مزایای تلفن اینترنتی را بدانید و با امکانات کامل ویپ آشنا شوید میتوانید مقاله مرتبط را مطالعه کنید.
دیدگاه خود را بنویسید