دلایل ضبط مکالمات تلفنی در سازمان ها

این مقاله در خصوص دلایل ضبط مکالمات تلفنی در سازمان ها میباشد که طور کلی به آن پرداخته ایم.

در کسب و کار ها به خصوص آن های که مرکز تماس دارند احتیاج به سیستم ضبط مکالمات تماس ها را دارا هستند . تا در صورت نیاز به هر دلیلی به آن ها مراجعه کنند .

دلایل احتیاج به ضبط مکالمات تلفنی :

1 . نظارت بر عملکرد کارکنان :
با توجه به ضبط کردن مکالمات تلفنی میتوان به پاسخگویی کارکنان در تماس مشتریان نظارت داشت . و عملکرد کارکنان را بسنجید در صورت نیاز به کارکنانی که عملکرد ضعیفی داشتند تذکر دهید تا به فعالیت خود بهبود ببخشند .

2 . مقرون به صرفه بودن هزینه ها :
هنگامی که ما برای ضبط مکالمات اقدام میکنیم . دیگر مکالمات را به طوری برای خود جمع آوری کرده در صورت نیاز به اطلاعات لزومی به تماس آن ها نیست . که این مورد در طولانی مدت باعث صرفه جویی در هزینه می شود . این موضوع بسیار برای سازمان های کوچک و سازمان های نوساز اهمیت دارد . و همچنین با تماس نگرفتن به مشتری برای اطلاعات شخصی آن ها باعث مشغولی خط ها نمی شود ‌.

3 . عدم نگرانی از فراموشی اطلاعات تماس ها :
در بعضی از مواقع کارکنان چند تماس را که از یاد برده اند و از آن اطلاعاتی ندارند . میتوانند با مراجعه به سیستم ضبط مکالمات تلفنی مجدد آن ها را پیگیری کنید و نگرانی از این بابت نداشته باشید .

4 . نداشتن نگرانی از بابت عدم حضور اپراتور :
هنگامی که اپراتور ها پاسخگوی کاربران نباشند . با ضبط در این مکالمات امکان اینکه به تماس های صوتی که در صندوق صوتی بوده مراجعه کنید . و پیام مشتریان پیگیری کنید .

5 . کیفیت بالای مکالمات در بین مشتریان و اپراتورها :
در این حالت با ضبط کردن مکالمات باعث جلوگیری از هر خلافی از سوی مشتری یا کارکن می شوید .

6 . داشتن اطلاعات مطمئن از تمام تماس ها :
با داشتن ضبط مکالمات تلفن می توان به تمام اطلاعات به طور دقیق دست پیدا کرد . و دیگر برای داشتن اطلاعات گمراه نشوید .

7 . شنود مکالمات به صورت آنلاین :
با داشتن سیستم ضبط مکالمات این امکان را دارید . تا آنلاین و لحظه ای تمامی تماس ها را به صورت کامل شنود کنید .

8 . آموزش دادن به پرسنل و سود بالای مجموعه :
در این حالت با شناسایی و ارزیابی عملکرد کارکنان از طریق فایل های صوتی بهترین تماس صوتی ضبط شده را انتخاب میکنید . و به عنوان یک الگو و نمونه برای باقی پرسنل و آموزش آن ها قرار می دهید . که این کار باعث پیشرفت می شود . و پیشرفت کارکنان مجموعه یعنی افزایش سود آوری سازمان برای شرکت .

9 . قادر بودن به دسترسی فایل های صوتی که در بایگانی وجود دارد :
در تمام کسب و کار ها از جمله ادارات ، شرکت ها عواملی نظیر برخورد با مشتری و درخواست های آن ها صورت میگیرد . با داشتن بایگانی مکالمات صوتی مشتری حرفای خود را به طوری اثبات کرده که این امر به شما در شناسایی عملکرد کارکنان کمک میکند .

این عوامل با ضبط کردن مکالمات صورت میگیرد که بسیار برای ادارات و سازمان ها مهم اند .

چند مزایا از ضبط مکالمات تلفنی را نیز به شما به صورت گزینه ای خواهیم گفت .

1 . شناسایی کارمندان کارآمد

2 .ارزیابی راندمان فروش

3 . ارائه خدمات دهی به صورت مطلوب با رضایت مشتری

4 . شکل گیری مکالمات به صورت آگاهانه و حرفه ای

5 . پاسخگویی با کیفیت و مناسب از جانب کارمندان

با هوشیاری از اینکه مکالمات ضبط می شوند . کارمندان به طوری در ارائه خدمات و پاسخگویی در شاَن سازمان رفتار میکنند . و همچنین مشتریان دیگر نمیتوانند در بهانه های کارمندان را در پاسخگویی کم کار جلوه دهند .