نکات مهم برای خرید مرکز تلفن Voip

سیستم مرکز تلفن voip یکی از پارامتر های مهم بخش ارتباطات اکثر سازمان ها و بیزینس ها می باشد. اکنون که خطوط سنتی و تلفن های انالوگ کاربرد چندانی ندارند، تلفن های ویپ جایگزین آنها شده اند.

نصب و راه اندازی کال سنتر یا مرکز تماس voip مزایای زیادی به همراه دارد. از جمله مزایای آن می توان به مدیریت راحت تماس ها، عدم وابسته بودن به مکان خاص، ضبط مکالمات، تماس همزمان، اتصال به سی ار ام، رجیستر داخلی به تعداد دلخواه و… اشاره نمود. اما پیش از اینکه بخواهید مرکز تلفن ویپ ابری یا اختصاصی مناسب کسب و کارتان را سفارش دهید، بایستی بودجه ای را تعیین کنید و نیازمندی های مجموعه تان را در نظر داشته باشید. در ادامه نکات مهم خرید مرکز تلفن voip را شرح می دهیم.

آشنایی با سیستم مرکز تلفن voip

سیستم voip یک نرم افزار است، نه دستگاه فیزیکی. نرم افزار کال سنتر روی سرور نصب می شود و تلفن های تحت شبکه و سیستم هایی که نیاز به داخلی دارند، با وارد کردن مشخصات داخلی شان در نرم افزار مربوطه، به تماس ها دسترسی خواهند داشت.

تلفن های ثابت مخابراتی برای برقراری تماس ها به سیم های مسی فیزیکی متکی هستند. همچنین برای استفاده از خطوط انالوگ لازم است گوشی های فیزیکی و سیستم های کنفرانسی تهیه نمایید. اما voip این نیازمندی ها را از بین برده است.

با استفاده از تکنولوژی ویپ و راه اندازی مرکز تماس، به جای سیم های مسی داده ها به شکل بسته های دیجیتالی از طریق اینترنت منتقل می شوند. voip یکسری مزایا نسبت به فناوری تلفن آنالوگ معمولی ارائه می دهد که عبارت اند از:

۱- از آنجایی که در مرکز تلفن ابری نیاز به هیچ سخت افزار و تجهیزاتی ندارید، مقرون به صرفه میباشد.

۲- بسیار انعطاف پذیر است؛ چرا که کاربران مجبور نیستند در مکان ثابت باشند و در هر جایی با اتصال به اینترنت، به خط دسترسی خواهند داشت.

۳- امکانات کاربردی و پیشرفته ای مانند کنفرانس ویدیویی، ارسال پست صوتی به ایمیل، گزارشگیری در لحظه پیشرفته و … را پشتیبانی می کند.

۴- مقیاس پذیر بوده و به راحتی با نرم افزار های موجود ادغام می شود.

نکات مهم برای خرید مرکز تلفن ویپ Voip

پیشنهاد میکنیم پیش از خرید سیستم تلفن، چک لیستی از نیازمندی هایتان  تهیه فرمایید. به عنوان مثال تعداد داخلی های موردنیاز، ویژگی ها و امکانات لازم مانند ضبط مکالمات، دایورت تماس، صف تماس و منشی گویا و بودجه ای برای ان در نظر داشته باشید.
در ادامه نکات مهمی که پیش از خرید یا اجاره سرویسvoip و سیستم تلفنی تحت شبکه مناسب لازم است بدانید را مطرح کرده ایم.

۱- چه نوع سیستم تلفنی برای کسب و کار شما مناسب تر است؟

اگر قرار است سیستم تلفن شما بیش از ۱۰ کاربر و داخلی داشته باشد، بهتر است مرکز تماس اختصاصی یا فیزیکی را تهیه نمایید. سیستم های اختصاصی در محل شما قرار می گیرند و به شرکت خاصی وابسته نخواهید بود. همچنین نیاز نیست که اجاره سرور و نرم افزار کال سنتر را به صورت ماهانه یا سالانه پرداخت نمایید. شما مالک دائم آن خواهید بود.

چنانچه کارشناسان شما کمتر از ۱۰ نفر بودند، مرکز تلفن ابری انتخاب مقرون به صرفه تری خواهد بود؛ چرا که با پرداخت هزینه مناسبی میتوانید به امکانات و ویژگی های کاربردی زیادی دسترسی داشته باشید. همچنین نیاز به خرید هیچ گونه سخت افزاری نخواهید داشت. مرکز تماس اینترنتی به شرکت های کوچک و متوسط به خصوص استارتاپ ها کمک میکند تا بخش ارتباطات خود را به بهترین شکل مدیریت کنند.

۲- آیا مرکز تماس شما با سایر سیستم های تجاری ادغام می شود؟

یکی از مزایای جالبی که اکثر سیستم های تلفنی ویپ دارند، این است که با سایر پلتفرم ها و نرم افزار ها از جمله crm ادغام می شوند. البته بعضی از سیستم ها این قابلیت را پشتیبانی نمی کنند. توصیه ما این است که از شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ موردنظرتان در خصوص یکپارچه سازی سیستم بپرسید. اینکه که آیا نرم افزار مرکز تماسی که برای شما راه اندازی می کنند امکان اتصال به سایر نرم افزار های مجموعه تان را دارد یا خیر.

۳- نحوه نگهداری و پشتیبانی از سیستم تلفن چگونه است؟

اگر کارشناس IT توانمندی در مجموعه تان دارید میتواند به شما کمک کند تا نیازمندی های شرکت را با تنظیم مرکز تماس برطرف کنید. اما اگر چنین نیست حتما در خصوص خدمات پس از خرید و پشتیبانی سرویس از شرکتی که خدمات ویپ ارائه می دهد بپرسید. بهتر است فروشنده ای را انتخاب کنید که بتواند در سریعترین زمان پاسخگوی شما باشد.

۴- هزینه مرکز تلفن چقدر است؟

بسته به امکانات و ویژگی های مختلف، قیمت مرکز تماس متغیر میباشد. در جدول زیر میتوانید قیمت پلن های مختلف را مشاهده نمایید.

هزینه یک سیستم تلفن voip به تعداد داخلی ها، امکاناتی مانند دایورت تماس و سطح پشتیبانی بستگی دارد.

قیمت تلفن ابری

۵- کاربران شما چه می خواهند؟

اینکه کاربران شما چه نیازمندی هایی دارند بسیار مهم است. قبل از خرید پلن موردنظرتان، از کارمندان خود بپرسید که چه انتظاراتی از تلفن خود دارد. این به شما امکان می دهد تا هنگام خرید سرویس تلفن ویپ، نیازمندی آن ها را هم در نظر بگیرید و با یک تیر دو نشان بزنید.

۶- اگر اینترنت یا برق قطع شود چه اتفاقی برای تلفن ها می افتد؟

راه حل های مختلفی برای پوشش از دست دادن برق یا اینترنت در دفتر شما وجود دارد. برای حل مشکل قطعی برق می توانید UPS یا برق اضطراری تهیه نمایید تا زمانی که برق قطع می شود تلفن های شما از دسترس خارج نشوند. البته اگر میخواهید مرکز تماس اینترنتی تهیه نمایید از شرکت ارائه دهنده بپرسید که در زمان قطعی برق به داخلی هایتان دسترسی دارید یا خیر.

برای مشکل قطعی اینترنت میتوانید خط شرکت را به تلفن همراهتان دایورت کنید تا هنگامی که اینترنت قطع شد مشتریان با شما در ارتباط باشند.

نتیجه گیری:

با انتقال سیستم تلفن خود به voip از مزایای تجاری و مقرون به صرفه ی آن بهره مند شوید. بهتر است پیش از خرید سرویس تلفن تان سوالات و نکاتی که در این مطلب گفته شد را از شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ بپرسید تا انتخاب مناسبی داشته باشید.