قوانین مرکز تماس

هدف از این مقاله توضیح عنوان قوانین مرکز تماس میباشد .
برای آگاهی کامل از این عنوان آس تل را همراهی کنید .

مرکز تماس یا کال سنتر مجموعه ای بسیار مهم برای کسب و کارهای بزرگ که احتیاج به نظم امکانات فراوان دارند مناسب است .

مرکز تماس از 3 بخش مهم از جمله
1. تماس های ورودی ( تماس گرفته شده )
2 . تماس خروجی
3 . مراکز هییرید یا همان ترکیبی میباشد .

این مجموعه ( مرکز تماس ) برای صرفه جویی در هزینه ها و ارتباط گرفتن به طور وسیع و گسترده شکل گرفته . و هدف آن ارائه خدمات با کیفیت و رونق در کسب و کار میباشد .

مرکز تماس قوانین خاص خود را نیز دارد که باید به آن ها توجه نمود . آس تل در این زمینه قوانین مرکز تماس را بازگو مینماید .

مرکز تماس یک راهکار برای نظم دادن تمامی تماس ها به تعداد بالا میباشد . با خدماتی که مرکز تماس به کسب و کار شما می دهد می توانید یک سازمان با مجموعه ای حرفه ای و هوشمند و همچنین بروز داشته باشید .

به چند قابلیت مرکز تماس در این مقاله اشاره میکنیم .

قابلیت مرکز تماس :

1 . مدیریت کردن و سازمان دهی تماس ها

2 . داشتن صندوق صوتی

3 . امکان دریافت فکس اینترنتی

4 . دریافت گزارش تماس ها به صورت لحظه ای

یک مرکز تماس باید از اپراتورهای هماهنگ در کارها فناوری ها و فرایندها شکل بگیرد .
مرکز تماس با مشخصات مشترک نظیر رسیدگی به تماس ها ، برخورد درست با مشتری ، ارائه خدمات درست با محصولات مربوطه ، گزارشات و رسیدگی به نیازهای مشتریان میباشد .

کال سنتر با این اصطلاحات نیز بکار برده میشود .

اصطلاحات کال سنتر :

1 . مرکز ارتباط

2 . مرکز توجه به مشتریان

3 . حمایت از مشتریان

4 . ارتباط با مشتریان

5 . خدمات و فروش

6 . راهنما

7 . مرکز اطلاعاتی

8 . ارائه خدمات به مشتریان

ابتدا باید در پاسخگویی و آداب آن مهارت داشت . و عوامل زیر را رعایت نمود که این عوامل به شرح زیر میباشد .

1 . شما باید زمانیکه در مرکز تماس به عنوان یک اپراتور برای پاسخگویی حاظرید باید به تن صدای خود توجه کنید .
که به این معنی است تن صدا نباید بلند باشد و هم نباید آنقدر پایین باشد .
تن صدا در تمرکز و انتقال کلمات بسیار مهم است .

2 . انتقال کردن تماس ها و قرار دادن به حالت انتظار باید به این نکته که کاربر مورد نظر که تماس حاصل کرده . در مدت طولانی به حالت انتظار قرار نگیرد .

همچنین در انتقال دادن تماس به بخش های مختلف نباید زیاد انجام بگیرد . زیرا این عوامل برذهن مشتری تاثیر منفی دارد . پس باید در این موارد دقت لازم را داشت .

3 . پاسخ های اپراتور به طور واضح و شفاف باشد . اپراتورها باید در پاسخی که به سوال مشتری می دهند باید توجه کنند . تا یک نکته را جا نینداخته و به طور کامل و به صورت واضح در صدد پاسخگویی عمل کنند .

4 . تجهیزات مورد نظر برای استفاده کردن آن ها در مواقع نیاز که برعملکرد اپراتورها تاثیر مثبت دارد . نیز باید مورد استفاده قرار گیرد .

5 . تمامی اپراتورها و کارکنان یک مجموعه مرکز تماس باید در کارها به صورت گروهی و جمعی مشارکت پیدا کند . و با هدف رضایت کسب کردن از مشتریان خدمات ارائه دهند .

6 . در مورد دیگری که قابل ذکر میباشد باید به مربی گری نیز توجه نمود . که این عامل به این معنی است که باید در طول دوره ی مربی گری به نکاتی که تاثیر مثبت و جلب رضایت مشتری را به دنبال دارد توجه نمود .
در مورد دیگر باید در نظارت برعملکرد اپراتورها هدف های کمی را قرار دهید . و نکات را به صورت کوتاه اما قابل فهم کلیدی به اپراتور گوشزد نماید .

قوانین به صورت فیزیکی به شرح زیر میباشد .

قوانین کال سنتر :

1 . در این قوانین باید به امنیت مجموعه و محیط برای دوری از مشکلات و خطرات توجه نمود .

2 . باید فضا را به طور کامل و بدون هیچ مزاحمتی در اختیار اپراتور خود قرار داد .

3 . وضعیت های اضطراری که در این موارد به آتش نشانی و غیره مربوط است دقت نماید .

4 . از بردن وسایل مانند کابل گوشی ، فلش و یا غیره جدا خودداری نماید . که این مربوط به اطلاعات موجود در سازمان میباشد . در حفظ آن باید از این وسایل در زمان کار استفاده نکنید .

5 . از خوردن غذا ، میوه و یا خوراکی در پشت میز کار خودداری شود . که این مورد نیز در منظم و مرتب بودن به دلیل ریخت و پاش ، تمرکز که صدا بر اثر خوردن غذا و پخش شدن بوی آن در فضا باید رعایت شود .